PROTECTION DES DONNÉES

Protection de la vie privée

Déclarations concernant les données à caractère personnel(« Privacy Policy »)

En tant qu’entreprise d’assurance dont le savoir-faire et la qualité de service sont reconnus sur le marché belge, North Europe Life Belgium S.A. (ci-après « NELB ») attache, une grande importance à la protection de votre vie privée.

Dès lors, NELB s’engage à traiter vos données à caractère personnel avec une attention et un soin tout particulier, en toute transparence et dans le strict respect de la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou GDPR).

L’objectif de cette Déclaration concernant les données à caractère personnel (ci-dessous « Déclaration ») est de vous informer de manière transparente sur les données que nous recueillons, la finalité de leur collecte, la manière dont nous les utilisons et les droits dont vous disposez en ce qui concerne le traitement de ces données.

1. Informations préalables

a) Définitions

  • Données à caractère personnel

    Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela concerne, par exemple, le nom d’une personne, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, une photo, un numéro de contrat d’assurance, etc.

  • Traitement

    Le traitement consiste en toute opération portant sur une donnée à caractère personnel. Le traitement couvre notamment les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, la limitation, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

  • Responsable du traitement

    Le responsable du traitement est la personne physique ou l’entité, de quelque nature qu’elle soit, qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

b) Responsable du traitement

NELB est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

North Europe Life Belgium S.A.
Boulevard du Roi Albert II 2
1000 Bruxelles
Belgique

Numéro d’entreprise (BCE) : 0403.217.320

c) Délégué à la protection des données (DPO)

NELB a désigné un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

North Europe Life Belgium S.A.
Délégué à la protection des données
63 chemin Antoine Pardon,
69814 Tassin Cedex,
France

2. Catégories de données traitées

NELB traite diverses catégories de données à caractère personnel, notamment :

  • Des données d’identification telles que le nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc
  • Des données financières telles que des informations relatives à vos revenus, votre patrimoine, etc. ;
  • Des données professionnelles telles que la fonction exercée, le niveau de formation, etc. ;
  • Des données relatives à votre vie personnelle telles que des informations relatives à vos habitudes de vie ou de consommation, la composition du ménage, etc. ;
  • Les informations communiquées dans le cadre de nos communications ;
  • Toute autre donnée que vous nous communiquez volontairement.

Dans certains cas, NELB peut être amené à traiter les données concernant votre santé, par exemple, pour l’évaluation du risque ou la gestion des contrats d’assurance. NELB traite ces données avec un soin tout particulier. En effet, NELB traite vos données de santé uniquement sur base de votre consentement et pour des finalités déterminées.

3. Fondements juridiques et finalités du traitement

NELB traite généralement vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités, lorsque vous nous contactez ou nous demandez des informations, lorsque vous faites appel à nos services.

NELB traite vos données à caractère personnel à des fins diverses. Pour chaque finalité, seules les données pertinentes pour la poursuite de la finalité en question sont traitées. Vos données à caractère personnel peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

  • Établir, exécuter et mener la relation contractuelle ;
  • Fournir les produits et les services ;
  • Gérer et administrer les relations commerciales, y compris le traitement des paiements, la comptabilité, la facturation et le recouvrement, les services d’assistance ;
  • Répondre aux demandes d’information ;
  • Pour mener toute activité marketing auprès des clients ayant donné leur accord ;
  • Pour toute autre finalité à laquelle vous avez expressément consenti.

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

  • Le traitement découle d’une obligation légale, telle que la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ;
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat : NELB doit recueillir certaines de vos données pour répondre à vos demandes. Si vous choisissez de ne pas partager ces données avec NELB, cela peut rendre l’exécution du contrat impossible ;
  • Le traitement découle de votre consentement : Si le fondement juridique du traitement est votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement effectué avant le retrait du consentement ;
  • Le traitement découle des intérêts légitimes de NELB : NELB a, notamment, un intérêt à interagir avec vous, à répondre à vos demandes et surtout à améliorer ses services et produits, à prévenir les abus et les fraudes, à exercer, défendre et préserver ses droits, sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux nécessitant la protection de vos données à caractère personnel.

4. Protection des données à caractère personnel

NELB met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification ou tout traitement non autorisé. Ces mesures de protection sont régulièrement adaptées aux développement techniques et organisationnels.

A ce titre, seules les personnes (employés, partenaires, consultants, etc.) pour lesquelles le traitement des données est nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches ont accès à vos données à caractère personnel. Ces personnes sont tenues de respecter la confidentialité de ces données.

5. Communication des données à caractère personnel

Dans le cadre des finalités reprises ci-dessus, vos données à caractère personnel peuvent, si besoin, être transmises à différents tiers, notamment aux prestataires de services, et sous-traitant (dont les sous-traitants IT), aux sociétés du groupe dont NELB fait partie, aux partenaires de distribution, sociétés d’assurance et de réassurances, mais de manière générale à tous professionnels dont le concours est nécessaire à la bonne exécution de votre contrat et au respect de nos engagements contractuels (représentants, successeurs et repreneurs de NELB, organismes sociaux, autorités publiques, experts, avocats, etc.).

6. Transfert des données à caractère personnel à l’étranger

NELB peut également autoriser que les données à caractère personnel soient traitées en dehors de l’Union européenne. NELB ne transfère vos données à caractère personnel vers un pays tiers que si ce dernier garantit un niveau de protection équivalent à celui que vous pouvez trouver dans votre pays de résidence, notamment lorsqu’une décision d’adéquation existe ou par l’utilisation des clauses contractuelles types.

7. Durée de conservation

NELB ne conserve vos données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.

NELB conserve les données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour faire valoir ses droits ou se défendre contre des actions en justice, jusqu’à la fin de la période de conservation concernée ou jusqu’à ce que les actions en question prennent fin.

Une fois ces objectifs atteints, toutes les données à caractère personnel sont supprimées.

8. Droits des personnes concernées

a) Les droits dont vous disposez

Conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel et dans les limites de cette dernière, les personnes concernées ont les droits suivants :

  • Droit d’accès

    Vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles qui sont en notre possession à tout moment et gratuitement.

  • Droit de rectification

    Vous avez le droit de faire corriger vos données à caractère personnel si elles sont incomplètes ou exactes.

  • Droit à l’effacement

    Vous avez le droit d’obtenir la suppression de vos données personnelles, sauf concernant celles que NELB a l’obligation légale de conserver.

  • Droit à la limitation du traitement

    Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles et, en cas de limitation, de limiter le traitement au simple stockage de ces données.
    Vous pouvez obtenir la limitation du traitement lorsque vous vous opposez au traitement, lorsque vous contestez l’exactitude des données, lorsque vous considérez que le traitement est illégal.

  • Droit de portabilité

    Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de nous demander de transférer ces données à un autre responsable de traitement.

  • Droit de retrait du consentement

    Lorsque le traitement se fonde sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement déjà effectué avant le retrait. Nous pouvons être dans l’obligation de continuer à traiter vos données personnelles dans la mesure requise ou autorisée par la loi.

  • Droit d’opposition

    Vous avez le droit de vous opposer au traitement global ou partiel par NELB, à l’utilisation de vos données personnelles à des fins commerciales en manifestant votre souhait auprès de votre conseiller, ou, si vous n’êtes pas assurés auprès de nous, auprès du délégué à la protection des données.

  • Droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.

    Dans tous les cas, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) :

    • Par e-mail : contact@apd-gba.be
    • Par courrier :
      Autorité de Protection des Données
      Rue de la presse, 35
      B-1000 Bruxelles
      Tél : +32 (0)2 274 48 00

      b) L’exercice de ces droits

      Toute demande relative à l’exercice de vos droits, doit être adressée à NELB. La demande doit être accompagnée d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

      • Par e-mail : nelb-compliance@nelb.be
      • Par courrier :
        Data Protection
        North Europe Life Belgium SA
        Boulevard du Roi Albert II 2,
        1000 Bruxelles
        Belgique
        • Vous pouvez également vous adresser au Délégué à la protection des données de NELB :

          Monsieur le Délégué à la protection des données
          63 chemin Antoine Pardon,
          69814 Tassin Cedex
          France

          9. En cas de litiges

          En cas de désaccord, NELB s’engage à privilégier le dialogue et l’ouverture à la recherche d’une solution amiable. Vous pouvez également contacter l’Autorité de Protection des Données (APD).

          10. Modifications de la présente Déclaration

          Veuillez noter que nous pouvons apporter des modifications à la présente Déclaration de temps en temps, par exemple pour nous conformer à de nouvelles obligations légales. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Déclaration afin d’être informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel.

          Date de dernière mise à jour : 31/03/2021

Communication des données au Point de Contact Central de la Banque Nationale de Belgique

NELB, en tant que compagnie d’assurance, est tenue de communiquer certaines de vos données au Point de contact central (PCC) de la Banque Nationale de Belgique (BNB), conformément à la loi du 8 juillet 2018 portant organisation d'un point de contact central des comptes et contrats financiers et portant extension de l'accès au fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt.

1. Les données communiquées au PCC

a) Vos données d'identification

  • en ce qui concerne une personne physique : le numéro d'identification auprès du Registre national des personnes physiques ou, à défaut auprès de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale ; à défaut d'être enregistré auprès du Registre national des personnes physiques ou de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, le nom, le premier prénom officiel, la date de naissance ou, si la date exacte est inconnue ou incertaine, l'année de naissance, le lieu de naissance s'il est connu et le pays natal ;
  • en ce qui concerne une personne morale : le numéro d'inscription auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises, ou à défaut, la dénomination complète, la forme juridique éventuelle et le pays d'établissement.

b) Les données en rapport avec l'existence d'une relation contractuelle entre vous et NELB, à savoir la date de début et de fin de cette relation contractuelle en ce qui concerne les contrats d'assurance de la branche 21, 23 ou 26 souscrits auprès de NELB.

Ces données sont enregistrées dans le PCC dont l'adresse est Boulevard du Berlaimont, 14 à 1000 Bruxelles.

2. Les finalités du traitement des données par le PCC

Les finalités du traitement de vos données par le PCC s'inscrivent dans le rassemblement des informations relatives aux comptes et contrats financiers existant en Belgique dans une base de données structurée unique, afin de fournir rapidement les informations qui sont nécessaires à certaines autorités, personnes et organismes. Ainsi, les données enregistrées dans le PCC peuvent entre autres être utilisées dans le cadre d'une enquête fiscale, de la recherche d'infractions pénalement sanctionnables et de la lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme et de la grande criminalité, dans le respect des conditions imposées par la loi.

3. Vos droits

Vous disposez du droit de prendre connaissance auprès de la BNB des données personnelles enregistrées à votre nom par le PCC.

Vous avez également le droit de demander la rectification et la suppression des données inexactes enregistrées à votre nom par le PCC, droit qui doit de préférence être exercé directement auprès de NELB.

4. Délai de conservation des données

Le délai de conservation des données enregistrées dans le PCC vient à échéance :

  • en ce qui concerne vos données d'identification: à la fin de la dernière année civile d'une période ininterrompue de dix années civiles durant lesquelles plus aucune donnée indiquant l'existence d'un compte bancaire ou de paiement, d'une transaction financière impliquant des espèces ou d'une relation contractuelle vous concernant n'est enregistrée dans le PCC ;
  • en ce qui concerne les données en rapport avec l'existence d'une relation contractuelle entre vous et NELB : dix ans à partir de la fin de l'année civile durant laquelle NELB a communiqué au PCC la fin de la relation contractuelle concernant la catégorie de contrats financiers concernée.

A l'expiration du délai de conservation précité, les données concernées sont irrévocablement supprimées et ne vous sont en aucun cas restituées.
Toute personne enregistrée dans le PCC reçoit, sur demande écrite adressée à la BNB, communication de la liste de tous les organismes, autorités et personnes qui ont reçu communication de ses données au cours des six mois calendrier précédant la date de sa demande. La BNB conserve la liste des demandes d'information du PCC durant deux années calendrier.

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